Ηλεκτρονική ΑρχειοθέτησηΜάθετε τι είναι η Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση
Ας μην ξεχνάμε βεβαίως, και την ύπαρξη εκτυπωτών, χαρτιών, μελανιών και πολλών ωρών αρχειοθέτησης αλλά και ανάκτησης παραστατικών.
Μήπως και εσείς έχετε την ίδια εικόνα;
Η Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση έρχεται να δώσει ένα τέλος σε αυτό, έρχεται δηλαδή να αντικαταστήσει τις αποθήκες με τα υπεράριθμα κλασέρ και να μειώσει τον χρόνο αναζήτησης παραστατικών.
Ουσιαστικά αναφέρεται στην αυτοματοποιημένη και οργανωμένη αρχειοθέτηση ηλεκτρονικά, όλων ή επιμέρους παραστατικών (και των πολλαπλών αντιγράφων τους) αλλά και των συνοδευτικών πληροφοριών ή εγγράφων, που εκδίδει μια επιχείρηση. Επιπρόσθετα αναφέρεται και στην αυτοματοποιημένη και οργανωμένη αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών τιμολογίων που μπορεί να λαμβάνει η επιχείρηση αλλά και γενικότερα όλων των εισερχόμενων παραστατικών.
Συνεπώς η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση θα μπορούσε να είναι απλά η αποθήκευση των παραστατικών ηλεκτρονικά σε ένα φάκελο στο δίσκο ενός υπολογιστή; Όχι. Γιατί η σωστή προσέγγιση της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης πρέπει να παρέχει κατ’ ελάχιστον τις ίδιες και πολύ παραπάνω δυνατότητες που δίνει και η φυσική αρχειοθέτηση.
Τόσο για τα παραστατικά που εκδίδει μια επιχείρηση όσο και για αυτά που λαμβάνει ηλεκτρονικά από τους συνεργάτες της. Μπορεί να εφαρμοστεί για κάθε τύπο παραστατικού, ακόμα και για αυτούς που δεν σημαίνονται από Φορολογικό Μηχανισμό (π.χ. αποδείξεις είσπραξης, επιταγές).
Μέσω πολλαπλών κριτηρίων αναζήτησης (π.χ. ΑΦΜ, Επωνυμία, Ποσό κ.α.) , γίνεται εύκολη και γρήγορη εύρεση και ανάκτηση της εικόνας του αρχειοθετημένου παραστατικού, των αντιγράφων του, των αντίστοιχων φορολογικών αρχείων (a.txt, b.txt) και οποιοδήποτε άλλων εγγράφων που έχουν συσχετιστεί με αυτό
Στα αρχειοθετημένα παραστατικά από οποιοδήποτε σημείο μια επιχείρησης, μέσω τοπικής και απομακρυσμένης πρόσβασης ή ακόμα και από το εμπορολογιστικό πρόγραμμα μιας επιχείρησης.
Χειροκίνητη ή/και αυτοματοποιημένη επισύναψη σχετικών εγγράφων / πληροφοριών (π.χ. αναλυτικές χρεώσεις, σχετικά παραστατικά, κλπ) στα ήδη αρχειοθετημένα παραστατικά. Επίσης παρέχεται αυτόματη επισύναψη εντύπων εγγράφων στα αρχειοθετημένα παραστατικά μέσω ψηφιοποίησης ή/και OCR ή 2D Barcode.
Δυνατότητα εξαγωγής των αποτελεσμάτων αναζήτησης με όλες τις πληροφορίες που περιέχουν, σε μορφή excel για επιπλέον επεξεργασία.
Παρακολούθηση και καταγραφή της ζωής ενός παραστατικού (πότε αρχειοθετήθηκε, πότε απεστάλη στους πελάτες, πότε παραλήφθηκε, πότε καταχωρήθηκε, κλπ)
Παρέχονται κατά την είσοδο του χρήστη στη λύση Archiving Connect και αφορούν πληροφορίες όπως πόσα νέα παραστατικά εκδόθηκαν, αρχειοθετήθηκαν ή πόσα νέα παραστατικά παρελήφθησαν ή πόσα αναμένουν έγκριση προς αποστολή/παραλαβή.
Άμεση και γρήγορη επανεκτύπωση όλων ή των επί μέρους αρχειοθετημένων παραστατικών ή/και των αντιγράφων τους, όπως αυτά έχουν εκδοθεί.
Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, των εντύπων τιμολογίων που λαμβάνει μια επιχείρηση μέσω ψηφιοποίησης και με χειροκίνητη ή/και με αυτοματοποιημένη (μέσω OCR) εισαγωγή τους στην Archiving Connect.
Υποστήριξη των εσωτερικών διαδικασιών μιας επιχείρησης για την έγκριση αποστολής παραστατικών ή και παραλαβής τιμολογίων (π.χ. ποιος παραλαμβάνει και σε ποιον προωθεί για έγκριση ένα εισερχόμενο τιμολόγιο) μέσω ενσωματωμένης λειτουργίας Ροής Εγκρίσεων.
Παρέχεται διασύνδεση και ολοκλήρωση με λύσεις όπως η Αυτόματη καταχώρηση παραστατικών στα εσωτερικά εμπορολογιστικά συστήματα, η Αρχειοθέτηση και έντυπων εγγράφων, η Διασύνδεση με υπάρχοντα συστήματα και η γενικότερη Προσαρμογή της λύσης στις ιδιαίτερες ανάγκες των επιχειρήσεων. Δείτε την αντίστοιχη ενότητα Value Αdded Υπηρεσίες.
Η λύση αν και ξεκίνησε να εφαρμόζεται πριν από 3 χρόνια στην ελληνική αγορά, εξελίσσεται συνεχώς μέσω των επιτυχημένων και σύνθετων υλοποιήσεων που έχουν γίνει μέχρι τώρα σε σημαντικές εταιρείες από διάφορους κλάδους της αγοράς. Με αυτό τον τρόπο, έχει συγκεντρώσει όλα τα χαρακτηριστικά που αναφέρθηκαν στην προηγούμενη ενότητα και παράλληλα παρέχει μια προηγμένη τεχνολογικά λύση που:
- Μπορεί να εφαρμοστεί σε οποιαδήποτε επιχείρηση, ανεξαρτήτου μεγέθους και κλάδου δραστηριότητας
- Είναι συμβατή με την Ελληνική νομοθεσία
- Υποστηρίζει και δεν αλλάζει τις εσωτερικές διαδικασίες μιας επιχείρησης
- Είναι ανεξάρτητη από την τεχνολογική υποδομή μια εταιρείας (Εμπορολογιστικό σύστημα/ERP, Φορολογικοί Μηχανισμοί, Εκτυπωτές Laser ή Dot Matrix).
- Παρέχει δυνατότητα Online αρχειοθέτησης (cloud – archiving)
- Δεν επηρεάζει την καθημερινότητα των χρηστών κατά την διαδικασία τιμολόγησης/αρχειοθέτησης
- Είναι ευέλικτη και scalable λύση με δυνατότητα σταδιακής εφαρμογής
- Έχει ελάχιστο χρόνο εφαρμογής (2 ώρες παραμετροποίηση και εγκατάσταση σε περίπτωση ενός σημείου έκδοσης)
- Παρέχει κεντρικοποιημένη αρχειοθέτηση σε περίπτωση πολλαπλών σημείων έκδοσης ή πολλών εταιριών ενός ομίλου
- Είναι ανεξάρτητη από όγκο εκδιδόμενων / λαμβανόμενων παραστατικών
- Παρέχει άμεση διασύνδεση με την υπηρεσία ηλεκτρονική τιμολόγησης Paperless Connect για την αυτόματη αποστολή των αρχειοθετημένων τιμολογίων ή/και την αυτόματη παραλαβή και αρχειοθέτηση των εισερχομένων ηλεκτρονικών τιμολογίων.
- Έχει να επιδείξει μια σειρά από επιτυχημένες εγκαταστάσεις σε σημαντικές εταιρείες από διάφορους κλάδους της αγορά
- Σημαντική εξοικονόμηση από:
- κατάργηση του φυσικού χώρου αποθήκευσης
- κατάργηση του χαρτιού και των κλασέρ
- κατάργηση κόστους εκτύπωσης.
- Εξοικονόμηση "χαμένων" ωρών αποθήκευσης και ανάκτησης, που πλέον γίνεται αυτόματα και με το πάτημα ενός κουμπιού.
- Καλύτερο έλεγχο και εξάλειψη λαθών της διαδικασίας αρχειοθέτησης.
- Άμεση πρόσβαση στα παραστατικά.
- Μεγαλύτερη ασφάλεια από την χρήση του ηλεκτρονικού μέσου αποθήκευσης.
- Μηδενική απώλεια παραστατικών.
- Δυνατότητα αποθήκευσης απεριόριστου μεγέθους και πλήθος παραστατικών.
- Συμβολή σε ένα πιο πράσινο περιβάλλον με την κατάργηση της εκτύπωσης αντιγράφων αλλά και την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικά των εισερχόμενων παραστατικών
- Έχει εύκολη, γρήγορη και απλή εφαρμογή (περίπου 2-3 ώρες)
- Μπορεί να εγκατασταθεί τοπικά στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης ή σε cloud περιβάλλον
- μπορεί να υλοποιηθεί σε επιχειρήσεις:
- που δεν έχουν κανένα φορολογικό μηχανισμό ή και πάρα πολλούς φορολογικούς μηχανισμούς
- που χρησιμοποιούν laser ή κρουστικούς (dot-matrix) εκτυπωτές
- δεν εξαρτάται από το ERP/εμπορικολογιστικό πρόγραμμα που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις
- έχει μικρή επένδυση με άμεση και μέγιστη απόσβεση
Μάθετε τα πάντα για την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση
περισσότερα »
Σχετικά έγγραφα
Πελάτες μας
Υπολογίστε το κέρδος που θα έχετε με τη λύση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Ένα μέσο παραστατικό αποτελείται από 3 σελίδες. Αυτό σημαίνει ότι ήδη από ένα και μόνο παραστατικό η εξοικονόμιση χρημάτων και φυσικών πόρων είναι υπολογίσιμη.
- Μέση εκτίμηση: 1 παραστατικό = 100g αποτύπωμα άνθρακα
- Μέσο εκτιμώμενο κόστος: 1 παραστατικό = 4€
- Υπολογισμός κόστους παραστατικού σύμφωνα με μελέτη του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών. Κόστος παραστατικού = 3€ - 7€
- Υπολογισμός δέντρων σύμφωνα με Αναφορά του Euro Banking Association το 2008 & νερού σύμφωνα με το Environmental Defense Fund
Εισάγετε τον αριθμό των παραστατικών που ανταλάσσετε κατά μέσο όρο το μήνα.
Θα εξοικονομήσετε ανά έτος:
© Copyright 2013